En fakturareferens för BAM ska vara den uppgift som ert företag behöver för att identifiera och hantera kurskostnaden. Kontrollera referensen med den som ansvarar för fakturor innan du lämnar beställaruppgifter. Håll samtidigt deltagarens kursinformation åtskild från ekonomins betalningsunderlag.
Fakturareferens för BAM: använd företagets uppgift
Olika företag kan använda beställarens namn, ett projektnummer, ett kostnadsställe eller en annan intern uppgift. Gissa inte vilken variant som gäller hos er och anta inte att ett namn alltid räcker. Fråga ekonomifunktionen vilken uppgift som ska lämnas för den aktuella beställningen.
En intern referens är inte automatiskt samma sak som utbildningsanordnarens bokningsnummer. Skriv upp båda om ni behöver dem och märk dem tydligt. Det gör det lättare att söka rätt när någon frågar om kursplatsen respektive kostnaden.
Skilj den som deltar från den som beställer
Deltagaren behöver veta vilken utbildning som är vald och hur kursen genomförs. Beställaren behöver veta vilken beställning som är godkänd. Ekonomifunktionen behöver de uppgifter som krävs för att hantera underlaget i företagets arbetssätt. En person kan ha flera av rollerna, men uppgifterna har fortfarande olika funktioner.
Om HR bokar åt en arbetsledare ska du därför kontrollera vem som får kursinformationen och vilken väg fakturafrågor ska ta. Att ekonomin har fått en faktura visar inte att deltagaren har läst kurskallelsen. En kalendernotering hos deltagaren visar inte heller att ekonomin har rätt referens.
Gör en enkel kontroll före beställningen
Samla uppgifter från rätt källa på företaget, inte från en gammal mejlsignatur eller en kursbokning som gällde en annan enhet. Kontrollera vilket företag som ska stå som beställare och hur fakturan ska kunna identifieras internt.
- Är beställarens företagsuppgifter aktuella?
- Vilken referens har ekonomifunktionen angett?
- Behöver en intern beställning godkännas först?
- Vem ska kunna svara på frågor om kurskostnaden?
- Vet deltagaren var den praktiska kursinformationen finns?
Listan är ett administrativt planeringsstöd. Den ger inga råd om bokföring, avdragsrätt eller hur just ert företag måste redovisa kostnaden. Sådana frågor hanteras med den som ansvarar för er ekonomi.
När underlaget behöver rättas
Om referensen saknas eller verkar fel beskriver du avvikelsen för den part som hanterar fakturan. Ange vilken bokning det gäller och vad ekonomifunktionen har kontrollerat. Fråga hur rättelsen ska göras i stället för att själv ändra ett dokument och presentera det som ett nytt underlag från säljaren.
Spara beskedet tillsammans med ärendet. Om någon annan tar över hanteringen ska personen kunna se vad som är frågat, vad som är bekräftat och vad som fortfarande återstår. Markera inte en rättelse som genomförd enbart för att du har skickat ett önskemål.
Ett exempel med två verksamhetsdelar
I ett illustrativt exempel bokas BAM för kollegor från två verksamhetsdelar. Samordnaren har fått olika interna referenser men skriver bara den ena i sina anteckningar. Innan beställningen går vidare behöver samordnaren stämma av hur företaget vill identifiera kostnaden och hur uppgifterna ska lämnas till säljaren.
Exemplet innebär inte att en faktura alltid kan delas eller att en viss faktureringslösning erbjuds. Det visar varför ett sådant önskemål behöver beskrivas och bekräftas före nästa steg. En intern önskan blir inte automatiskt utbildningsanordnarens överenskomna upplägg.
Bevara kopplingen till rätt kursplats
När allt är kontrollerat sparar du bokningsreferensen och den interna ekonomireferensen med tydliga etiketter. Då kan frågor om datum och deltagare följas upp utan att blandas ihop med frågor om kostnadsställe eller betalningsunderlag. Ge berörda personer tillgång till det underlag de behöver.
Inför kursvalet finns vår information om BAM i Malmö och aktuellt kursurval för Malmö. För beställnings- och fakturafrågor läser du utbildningsanordnarens bokningsvillkor och kontrollerar uppgifterna mot den bokning som faktiskt ska göras.
Gör referensen begriplig även för en ersättare
Om du använder en intern kod behöver den som tar över ärendet veta var kodens betydelse går att kontrollera. Skriv inte känsliga personuppgifter i ett fritextfält bara för att göra referensen unik. Använd det sätt att identifiera beställningen som företaget faktiskt har valt, och kontrollera att det går att koppla ihop med rätt bokningsunderlag vid en senare avstämning.
Källor och avsändare
Artikeln publiceras av AB Kompetensutveckla i Sundsvall. Kurs- och bokningsuppgifter kontrollerade 9 oktober 2026. Läs utbildningsanordnarens bokningsvillkor och beskrivningen av det kurstillfälle som gäller dig.
Illustrativ bild: NORTHFOLK/Unsplash, använd enligt Unsplash-licensen. Bilden föreställer inte ett verifierat kurstillfälle.